Как организовать удаленную работу: опыт директора языковой онлайн-школы

Карантин заставил перейти на удаленную работу даже тех работодателей, которые раньше яростно открещивались от такого формата. Однако теперь и им, и их подчиненным приходится осваиваться в новом для себя пространстве.

Мы попросили директора языковой онлайн-школы Alfa School Нарину Багдасарян поделиться советами по организации удаленной работы.

Мы работаем 9 лет. Большая часть штата трудится онлайн. А недавно и наших немногочисленных офисных сотрудников пришлось перевести в удаленный режим. Можно сказать, что мы пережили вторую волну дистанционки и освежили воспоминания. За эти годы мы перепробовали множество подходов. С удовольствием поделюсь самыми эффективными.

Как организовать работу онлайн-школы?

Скорее всего, в оффлайне большинство процессов у вас уже было отлажено. Нужно только адаптировать их под новый формат. В первую очередь, нужно будет выбрать программное обеспечение для удаленной работы в команде. Вам понадобятся: планировщик задач, мессенджер, платформа для видеоконференций.

Постарайтесь обойтись минимальным количеством программ. Да, почти у каждого из нас в смартфоне есть и вайбер, и вотсапп, и телеграм, и еще целый перечень подобных приложений. Но лучше приучить сотрудников, что рабочие дела решаются только в одном месте. Так гораздо меньше вероятности, что важные сообщения затеряются.

Убедитесь, что в выбранном мессенджере присутствуют все подчиненные и создайте один общий чат. Если у вас небольшой коллектив, и вы привыкли все вопросы решать сообща, то этого будет достаточно. А если у вас большая фирма со множеством отделов, то стоит завести по отдельному чату для каждого из них. Иначе основной чат рискует превратиться в кашу, где трудно будет что-то найти.

Также необходима видеоплатформа, которая позволяет подключить одновременно всех пользователей. Это может быть Skype, Zoom или другая аналогичная программа. Общие созвоны обязательны. Во-первых, это помогает держать руку на пульсе. Каждый сотрудник видит, чем «живет» компания, какие у нее ближайшие цели, и какой вклад в общее дело вносит его работа. Во-вторых, в живом общении часто рождаются интересные идеи, придумываются новые способы решения задач, проясняются возникшие вопросы.

Мы проводим такие «летучки» каждый день. Но возможно, кому-то будет достаточно совещаний раз в неделю. Время их проведения лучше установить одно и то же, но с возможностью его корректировать так, чтобы всем было удобно. Иногда мы укладываемся в 10-15 минут, когда нет никаких новых данных и всё идёт своим чередом, а иногда тратим на обсуждение важных вещей час или полтора. Главное, избегать длинных нудных речей. Иначе созвоны из полезного инструмента превратятся в неприятную обязаловку, которая только съедает полезное время.

Как контролировать сотрудников?

Многие руководители боятся, что сотрудники не будут выкладываться дома так же эффективно, как на работе под бдительным оком начальника. В некоторых случаях эти опасения оправданы. Не все люди обладают способностями к самоорганизации. И когда речь идет о таком вынужденном переходе на удаленную работу всех без разбора, то наверняка найдутся те, кто не сможет совладать с детьми, кошками и соблазном посмотреть сериальчик. Но если мы говорим о людях, которые не первый год работают именно в онлайн-формате, то они, как правило, умеют распределять своё время, укладываться в установленные сроки и не пропадать со связи.

Для систематизации удаленной работы существуют планировщики задач. Их довольно много: Trello, Todoist, Google Keep и т.д. Выберите любой, в котором вам удобнее работать, и дайте к нему доступ для всех сотрудников. В этом приложении руководитель компании или отдела прописывает задания, которые должны быть сделаны исполнителем. Можно выставлять дедлайн; определять, кому будут видны действия; добавлять туда файлы; включать напоминания и т.д.

С помощью планировщика легко отслеживать, какие задачи выполнены вовремя, а какие просрочены. И это самый практичный контроль, который очень быстро дает понять, справляется ли подчиненный с удаленной занятостью или без надзора его ответственность ослабевает. Конечно, при условии, что у него есть все нужные исходные материалы и задача ему ясна и осуществима.

Как оценивать эффективность работы?

Не все привыкли к мысли, что выполненные действия ценятся больше, чем отработанное время. «Как же это так? Я плачу зарплату, а они, возможно, по полдня сидят в Фейсбуке, а не работают...» — думают некоторые мнительные руководители и дергают подчиненных каждые полчаса, чтобы удостовериться в их погруженности в процесс. Но проблема в том, что это только ухудшает производительность. Человек сосредоточился на задаче, а его отвлекают, сбивают с мысли и потом приходится ловить рабочий ритм заново, на что уходит драгоценное время.

Конечно, можно обязать подчиненных установить на свои ПК программы слежения, которые записывают все посещенные сайты и проведенное на них время. Но такое недоверие к сотрудникам, скорее всего, будет воспринято негативно и подорвет их лояльность к компании.

Просто смиритесь с тем, что теперь вы очерчиваете круг дел и примерно рассчитываете, сколько вы готовы платить. А дальше это уже личное дело каждого человека, как распределять время. Главное, чтобы он уложился в поставленные сроки. Хотя это не отменяет обязанности быть на связи в рабочее время. Ведь необходимость в срочной коммуникации может возникнуть в любой момент. Просто злоупотреблять этим не нужно.

Как мотивировать сотрудников?

Настроения работников, сидящих в офисе, контролировать проще. Но это не значит, что люди, сидящие по ту сторону экрана, будут менее преданы компании. Всё зависит от того, насколько вы, в целом, смогли создать уважение к себе, как начальнику, и гордость за то, чем занимается ваша организация. И я бы хотела отметить два момента, которые позволяют нам удерживать сотрудников не только зарплатой, но и мотивировать нематериальными приоритетами.

Во-первых, это человеческое отношение к людям. Мы всегда хвалим своих сотрудников за успехи, благодарим за проявленную инициативу, стараемся создать теплую атмосферу. Конечно, здесь не нужно впадать в другую крайность — в панибратство. Но и держать подчиненных в страхе — не лучшая стратегия.

Некоторые директора рассуждают таким образом: «Я плачу им деньги — это и есть моё спасибо». Но на практике это не слишком вдохновляет персонал. Зарплата только обязывает специалиста качественно делать свою работу, но если кто-то из конкурентов предложит больше, то человек без сожалений сменит место работы. Но когда человек видит, что его ценят и создают комфортные условия труда, то это хороший стимул продолжать работать именно здесь и делать так, чтобы компания процветала.

И во-вторых, мы стремимся, чтобы наши сотрудники не просто «перекладывали виртуальные бумажки», а видели конкретные результаты своей работы. Это повышает ответственность и развивает здоровый азарт. Когда видно, ради чего стараешься, то хочется сделать задание лучше и выложиться по-полной.

Надеюсь, наш опыт поможет тем, кто только переходит на удаленный формат, избежать самых распространенных ошибок и сделать работу максимально эффективной.

Читайте также о стратегиях продвижения онлайн-школ и как привлечь учеников.